Te grote bestanden in materiaal(map)

Beste medegebruikers,
Ik vrees dat wij "in onze eigen voet" geschoten hebben.
Wij werken voor de Heemkundige Kring (De Griffioen) van Dessel ( en onderhouden daar een behoorlijk groot bestand (~95000 personen) met een map "Materiaal" >120Gb .
En daar loopt het allicht fout?
Als wij bepaalde documenten inscannen doen wij dat kwalitatief "zo goed mogelijk": resolutie >=300 dpi (soms 600 dpi) en opslaan als "tif". Dat zorgt voor behoorlijk grote bestanden.
Er zou geprobeerd worden om een kopie daarvan op te slaan als jpg; die dan in de materialenmap te plaatsen en van daaruit "te koppelen" in Aldfaer.
Maar dat is helaas niet consequent gebeurd ... en zo zitten er erg veel (gekoppelde) grote tif-bestanden in onze materialenmap.
Om nu nog die tif-bestanden om te zetten naar jpg, dan de tif's te ontkoppelen en de jpg's te koppelen, is ondertussen "onbegonnen werk" .
Onze vraag is nu: zou het mogelijk zijn om een "hulpprogramma" te schrijven om de bestaande "tif"-koppelingen te laten bestaan, terwijl wij de tif-bestanden in de materialenmap zouden vervangen door jpg-bestanden met identiek dezelfde naam (maar dus "veel kleiner") maar een andere extensie.
Omzetten van een map fotobestanden in tif naar jpg kan "in batch" en daarna de jpg-bestanden in de materialenmap plaatsen en de tif's verplaatsen zou onze materialenmap én de uitvoer van menige rapporten sneller en soepeler maken?
Wij krijgen alsmaar meer problemen met de weergave van die zware tif's in onze rapportuitvoeren en ook het programma zelf geeft dan frequent de melding "te weinig geheugenmodules voor het uitvoeren van de opdracht" (of +/- zoiets ).
Wij beseffen dat een koppeling uitsluitend het corresponderende bestand zoekt/(h)erkend/weergeeft, maar ... zou een hulpprogramma dat niet kunnen "fixen"?
Ons probleem is wel "eigen schuld / dikke bult" maar ... met wat geluk ... en veel dankbaarheid ...
Met beleefde groeten,
Romijn (voor de genealogische werkgroep van Heemkundige kring Dessel)

Als u al het materiaal omzet naar *.jpg maar de bestandsnaam gelijk houdt dan zou u in principe ook het volgende kunnen proberen.
In Aldfaer maakt u een gedcom export met alle vinken voor de te exporteren data.
Daar zitten dan koppelingen in die aangeven "naam_van_de_scan.tif' Deze gedcom leest u in een editor en geef dan de instructie om '.tif' te wijzigen naar '.jpg'
Deze aangepaste gedcom leest u daarna in in een nieuw schoon bestand.
Deze methode hoeft u niets zelf te koppelen en als de materiaalslag is gedaan dan ziet u de jpg's.
De methode heeft wel als nadeel dat Groepen niet overgezet worden en dat interne codes allemaal gewijzigd zijn. Kleurenschema's moeten ook bijgewerkt worden. Maar dat is vrij eenvoudig bij te werken.

Te laat, Han was me voor.
Ik zou hetzelfde voorgesteld hebben....

@Romijn
De resoluties van 300 of 600 dpi zijn typisch die van de officiele archieven. Overdreven groot met als gevolg "uw" probleem. Zelfs in hun jpg-versies

Als ik u was zou ik toch overwegen om na de aangeraden conversie slag de resoluties voor de jpg versie te verlagen naar b.v 200 of zelfs 144 dpi. De laatste is het dubbele van de beeldscherm resolutie. Dit kan eenvoudig met behulp van het programma Irfanview op een of zelfs de totale batch van jpg-bestanden

Daarna een compressie naar b.v. factor 5 op de bestanden uitvoeren

zie o.a. www.deruiter.ch/Aldfaer/Help/Irfanview%20Resize.pdf
en
www.deruiter.ch/Aldfaer/Help/foto%20afmetingen.pdf

Ruud de Ruiter schreef : @Romijn
De resoluties van 300 of 600 dpi zijn typisch die van de officiele archieven. Overdreven groot met als gevolg "uw" probleem. Zelfs in hun jpg-versies

Als ik u was zou ik toch overwegen om na de aangeraden conversie slag de resoluties voor de jpg versie te verlagen naar b.v 200 of zelfs 144 dpi. De laatste is het dubbele van de beeldscherm resolutie. Dit kan eenvoudig met behulp van het programma Irfanview op een of zelfs de totale batch van jpg-bestanden

Daarna een compressie naar b.v. factor 5 op de bestanden uitvoeren

zie o.a. www.deruiter.ch/Aldfaer/Help/Irfanview%20Resize.pdf
en
www.deruiter.ch/Aldfaer/Help/foto%20afmetingen.pdf

En natuurlijk, speel eerst met een kopie afbeelding

Aan alle sympathieke medegebruikers,
Hartelijk dank voor Jullie snelle respons.
Hiermee gaan we zeker aan de slag
Het WAS onze bedoeling om die grote tif-bestanden vooraf om te zetten naar jpg, mét lagere resolutie én mét compressie, maar ...
wij werken in een "genealogische werkgroep" waarvan sommigen hééél enthousiast en niet te stoppen zijn
Maar nu kunnen wij aan een oplossing werken om onze materialenmap drastisch te verkleinen én onze rapportuitvoer(en) vlot en correct te kunnen afwerken.
HEEEEL HARTELIJK DANK en ik houd Jullie op de hoogte
(Dat zal wel niet erg snel zijn maar ... het wordt morgen alleszins al voorgesteld op onze werkvergadering.)
Altijd "leuk", zo'n forum met specialisten
Collegiale groeten,
Romijn.

Oeps, iets vergeten ...
Wordt met "interne codes" eerder "het volgnummer" bedoeld ?
Dat zou voor ons geen probleem zijn.
Wél als het om de "eigen codes" zou gaan, maar ik vermoed dat die door een gedcomslag toch onaangeroerd zullen blijven?
Met dank en groeten,
Romijn

Romijn schreef : ... Wordt met "interne codes" eerder "het volgnummer" bedoeld ? ...

Hiermee wordt het Intern# bedoeld. De inhoud van het veld Code wijzigt nooit, het is een deel van de persoonsgegevens.

@Romijn
Nu nog weten hoe de TIF bestanden om te zetten naar JPG
Onderstaand een procedure op basis van Adobe Photoshop

TIF Foto 13x21cm – 600 dpi – Geen compressie – Byte volgorde – IBM PC - Groot 40 MB
Procedure Adobe Photoshop
Handelingen >> Knopmodus uit
Handelingen >> Nieuwe handeling > geef naam b.v. TIF naar JPG > Kleur Groen > Opnemen
Menu > Bestand > Opslaan als > kies JPEG > Bewaren
JPEG-Opties > Kwaliteit 5 > OK
Menu > Bestand > Sluiten
Handelingen >> Opname stoppen > Knopmodus
Resultaat 3.7 MB

TIF Foto 13x21cm – 300 dpi – Geen compressie – Byte volgorde – IBM PC - Groot 9 MB
Zelfde functie – resultaat 410 kB

Werkwijze
1. Open een groep TIF bestanden in Photoshop
2. Klik in Handelingen TIF naar JPG
a. De geselecteerde afbeelding wordt als JPG in dezelfde map weggeschrevenen en gesloten
3. Indien een volgend bestand aanwezig wordt deze geselecteerd en ga naar 2.
4. Verplaats of wis de de TIF bestanden uit de gebruikte werkmap buiten Adfaer

Voor de grote 600 dpi, gebruik na conversie naar JPG de conversie "Irfanview" om deze te verkleinen

Gezien de grootte van de TIF versies kan het zijn dat, afhankelijk van de geheugen capaciteit, maar een beperkt aantal TIF bestanden gelijktijdig in Photoshop automatisch vanuit de verkenner geopend kunnen worden.
Eventueel het virtueel werkgeheugen vergroten: www.deruiter.ch/Aldfaer/Help/Virtueel%20...ugen%20Windows10.pdf

Ter info:
Ik gebruik zelf al sinds jaren gelijksoortige één-klik "Handelingen" op 10 MB en plus, fotomateriaal
De geprogrammeerde "Handelingen" zijn op alle afmetingen en TIF resoluties van toepassing
De Handeling zelf laat de TIF bestanden op dezelfde plaats staan - eventueel doe stap 4

Aanvulling: er bestaan diverse on-line diensten voor tif2jpg maar ook bestaan er "enkele" off-line programma's die gratis downloadbaar zijn.
Als voorbeeld zonder dit getest te hebben of een voorkeur uit te spreken:
www.easy2convert.com/tiff2jpg/

Kan de conversie van *.tif naar *.jpg niet met Irfanview?

Toch wel. Open (liefst) een kopie van het bestand in Irfanview en opslaan als *.jpg na het vastleggen vastleggen van de parameters in het dialoggvenster.